Verifactu y facturación electrónica

¿Qué es VERI*FACTU?

El sistema VERI*FACTU es una nueva herramienta impulsada por la Agencia Tributaria (AEAT) dentro del marco de la Ley Antifraude (Ley 11/2021), cuya finalidad es reforzar el control fiscal, garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas, y promover la digitalización de los procesos tributarios. En definitiva, quieren tener un mayor control fiscal.

Fechas de entrada en vigor de la obligación.

Obligatorio para empresas y sociedades: a partir del 1 de enero de 2026.

Obligatorio para autónomos: a partir del 1 de julio de 2026.

¿Quiénes están obligados y qué operaciones se incluyen?

El reglamento afecta a empresas y profesionales que emiten facturas en España, salvo a aquellos ya obligados al sistema SII (Suministro Inmediato de Información) o que estén exentos por su tipo de operación o territorio (como territorios forales del País Vasco y Navarra, salvo en territorios comunes), siempre y cuando dispongan o estén usando un SIF (Sistema informático de facturación).

 En este punto hay que tener en cuenta que la normativa establece que están obligados quienes estén sujetos al IRPF (autónomos), al Impuesto de Sociedades o los no residentes con establecimiento permanente.

Algunos clientes nos han comentado que no estarían obligados al emitir todas sus facturas a empresas o autónomos fuera de España. Ojo, la norma no indica eso, los que no están obligados son aquellos que emiten factura desde el extranjero. Da igual el destino de la factura, quién marca la obligación es el emisor.

Así, en la web de Hacienda, dentro de las preguntas frecuentes, se etablece que el VERI*FACTU afecta a:

Aquellos empresarios y profesionales –personas físicas o jurídicas– que, estando establecidos en territorio español, expidan facturas, siempre y cuando cumplan las 4 condiciones siguientes (lo que podría denominarse la “regla de los 4 «NO»”):

1. Que NO facturen exclusivamente de forma manual (sin ayuda de SIF). Dicho de otro modo, que utilicen algún SIF (programa de facturación) para expedir facturas.
2. Que NO estén adscritos, de forma obligatoria o voluntaria, a las exigencias del conocido como Suministro Inmediato de Información o SII.
3. Que NO tengan su domicilio fiscal en los Territorios Históricos de la Comunidad Autónoma del País Vasco o de la Comunidad Foral de Navarra.
4. Que NO dispongan de alguna resolución en vigor de no aplicación que les exima de cumplir con el RRSIF, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre. Es decir, autorización expresa de la administración.

¿Quiénes no están obligados a VERI*FACTU?

En principio, todos aquellos que no usen un SIF porque facturen a mano o usen Word o Excel sin macros (exclusivamente para hacer la factura) que no permitan el procesamiento de datos.

Además, también están excluidos de la obligación:

1. Las personas físicas que se dedican al alquiler de viviendas o locales de negocio, siempre que el arrendamiento no se considere actividad económica y se catalogue como rendimientos del capital inmobiliario. Para la consideración como actividad económica se exige que se utilice, al menos, una persona empleada con contrato laboral y a jornada completa.
2. En el caso de los alquileres turísticos o viviendas vacacionales, hay que tener en cuenta que estarán excluidos si no ofrecen servicios complementarios, propios de la industria hotelera. Si prestan este tipo de servicios se considera actividad económica y estarán obligados.
3. Los acogidos al régimen de agricultura, ganadería y pesca, no están obligados con carácter general, salvo en determinadas excepciones. En este caso recomendamos confirmarlo con la Cooperativa o Cofradía.
4. Los autónomos en módulos, con carácter general tampoco estarán obligados, salvo que usen un SIF para la expedición de facturas de forma voluntaria (incluyen las simplificadas o también conocidas antiguamente como tickets) o si algún cliente les exige factura. Por lo que, en este caso donde la no obligación es muy ambigua y depende de terceros, nuestra recomendación es que apliquen el VERI*FACTU.

¿Qué es un SIF (sistema informático de facturación)?

Resumidamente, se considera sistema informático de facturación (SIF) al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas que admita la entrada de información de facturación por cualquier vía, conserve esta información y la procese para generar otros productos derivados, con independencia de dónde se realice este proceso. Es decir, cualquier programa de facturación que nos permita no sólo hacer la factura sino guardarla y procesar la información para obtener informes (como pueden ser los libros de facturas emitidas, relación de ventas por cliente, informes contables, etc).

Ojo, cuando la norma se refiere a factura, incluye las facturas normales y las simplificadas (las que emiten las cajas registradoras de los bares, por ejemplo)

¿Si emito todas mis facturas a mano o con un procesador de texto (Word, Apple pages, etc.) o con una hoja de cálculo (Excel, Numbers, etc.) me afecta la obligación de VERI*FACTU?

En el caso de que la facturación se produzca de forma manual, por talonarios o escribiendo sobre los mismos a mano o a máquina, no le afectaría porque no utiliza NINGÚN sistema informático de facturación (SIF) para expedir sus facturas.

En cuanto a los procesadores de texto y hojas de cálculo, el reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para:

• Introducir los datos de las facturas.
• Expedir e imprimir las facturas.
• Conservar la información de facturación.

Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.

Hay que tener en cuenta al respecto:

La Agencia Tributaria podrá verificar si los procesadores de texto o las hojas de cálculo utilizadas para la emisión de facturas cumplen los criterios de un sistema informático de facturación en función de las capacidades y herramientas que utilicen.

¿Cómo sé que mi SIF cumple con los requisitos establecidos en la normativa para evitar la sanción?

Una vez determinado que estamos obligados al VERI*FACTU, lo siguiente a tener en cuenta es que nuestro sistema informático de facturación (SIF) cumpla con la normativa y evitar sanciones por tener programas no certificados por Hacienda.

Para ello, el productor debe facilitar una declaración responsable por cada versión del programa que nos venda y debe ser tanto interna (accesible desde el programa), como externa (en algún formato de fácil acceso donde certifique que cumple con la normativa antes de adquirirlo).

La certificación por medio de declaración responsable del SIF deberá ser proporcionada por el productor del mismo en formato legible y estar accesible dentro del propio SIF que se ponga a disposición de los usuarios, es decir, formando parte del propio producto. Además, deberá estar a disposición del cliente y del comercializador en el momento de la adquisición del producto.

¿Existe algún programa de la AEAT para el VERIFACTU?

Sí, desde mediados de octubre en la sede electrónica de Hacienda, está disponible un programa de facturación gratuito, que tiene únicamente la opción de envío inmediato de la factura a la AEAT. Este programa, según nos ha indicado Hacienda, es para autónomos y PYMES que emitan pocas facturas al año y no admite facturas simplificadas, es decir, siempre hay que identificar al cliente.

Dejamos el enlace a la web de Hacienda donde lo pueden encontrar y acceder con el certificado digital:

VERIFACTU AEAT

MODALIDADES DE CUMPLIMIENTO EN VERIFACTU

 Existen dos formas válidas de cumplir con la normativa:

• Modalidad VERI*FACTU: se remiten los registros de facturación a la AEAT inmediatamente después de su emisión. Las facturas resultantes serán verificables, incluyendo un código QR que permite su validación por la AEAT.
• Modalidad NO VERI*FACTU: no se realiza la remisión inmediata, pero el sistema debe cumplir con todos los requisitos técnicos (firma electrónica de los registros, registro de eventos, etc.) y conservarlos debidamente. Se deben poder remitir a la AEAT si son solicitados.

Ojo, en las charlas de VERI*FACTU realizadas por inspectores de Hacienda, han dejado claro que su objetivo es que todos los contribuyentes envíen las facturas directamente a la AEAT y que, aquellos que no se acojan al VERI*FACTU por no estar obligados, o que estándolo elijan la opción de NO VERI*FACTU, tendrán mayores riesgos de requerimientos e inspecciones.

¿Qué sanciones puede poner Hacienda por incumplimiento del VERIFACTU?

El uso de software no homologado (por ejemplo, Excel con macros o sistemas sin adaptarse) puede acarrear sanciones de hasta 50.000€ por ejercicio fiscal.

Las facturas emitidas fuera de un sistema VERI*FACTU pueden ser consideradas inválidas a efectos fiscales, dificultando la deducción de gastos, justificación ante inspecciones y la validez contable.

RECOMENDACIONES

Una vez que ya sabemos lo que es VERI*FACTU, y a qué y quienes obliga, lo siguiente es saber qué debemos hacer para adaptar nuestro negocio y cumplir con la normativa:

1. Comprobación del sistema actual de facturación

Revisa si tu programa actual de facturación:

• Está adaptado o puede adaptarse a los requisitos del sistema VERI*FACTU.
• Permite generar facturas con código QR y registro seguro de facturación con firma digital (hash).
• Permite la opción de remisión inmediata a la AEAT (modalidad VERI*FACTU) o la conservación conforme a los criterios exigidos (modalidad NO VERI*FACTU).
• Tiene la declaración jurada de cumplimiento del programa con la normativa emitido por el fabricante.

Este paso deberás realizarlo contactando con el proveedor de tu software actual.

2. Contactar con el proveedor de software

• Si tu software no es compatible, deberás sustituirlo o actualizarlo.
• Solicita al proveedor que te confirme si el sistema cumple el RD 1007/2023 y si está preparado para el envío automático a la AEAT (en caso de modalidad VERI*FACTU). Que te den la declaración jurada de cumplimiento del fabricante.
• Desde el 1 de julio de 2025, los proveedores / desarrolladores de software solo pueden comercializar softwares que cumplan con esta normativa.

3. Elección de la modalidad de cumplimiento

Decidir si optarás por:

• Modalidad VERI*FACTU: más segura, con envío directo de cada factura a la AEAT (mayor trazabilidad y transparencia).
• Modalidad NO VERI*FACTU: no envía cada factura en tiempo real, pero exige conservar registros firmados y sistema con trazabilidad total. Y en caso de incumplimientos sanciones.

Es una decisión personal que conlleva disponer de ciertos conocimientos sobre el uso del programa de facturación actualizado, conocimientos que cada cliente deberá adquirir. La mayoría de los desarrolladores de software ofrecen vídeos y charlas explicativas.

4. Adaptar la operativa diaria

• Capacitar al personal para emitir facturas conforme a los nuevos requisitos (con QR, firmas, registro de eventos, etc.).
• Asegurarse de que cada factura emitida cumple los requisitos técnicos (integridad, legibilidad, trazabilidad, etc.).

 

• Establecer un procedimiento en caso de incidencias técnicas (p. ej., cortes de red).

Como todo en este país, cada día aparece algo nuevo y no están resueltas todas las dudas sobre VERI*FACTU, sobre todo en determinadas actividades.

También hay que recordar que, en materia de facturación, no sólo llega el VERI*FACTU, sino también está pendiente de aprobación el Reglamento definitivo para la facturación electrónica que viene de la Ley Crea y Crece. Este reglamento tiene, entre sus principales características, para todos aquellos autónomos y empresas que facturen a otros autónomos o empresas, la obligación de emitir facturas electrónicas. Por lo que, desde ese momento, casi todos (por no decir todos) estaremos obligados a la facturación electrónica y, por ende, al VERI*FACTU.

Desde nuestro punto de vista, sabiendo que, más tarde o temprano, tendremos que emitir todas nuestras facturas de forma electrónica o digital, es un buen momento para dar el salto definitivo y aprovechar toda la oferta y competencia que existe ahora. Eso sí, asegúrense de que sean empresas que cumplan con la normativa (como la declaración jurada).

En cuanto a si optamos por VERI*FACTU (envío directo) o NO VERI*FACTU (sin envío directo), es una decisión que debe tomar cada autónomo o empresa, pero sabiendo que el NO VERI*FACTU traerá más probabilidad de revisiones y una mayor responsabilidad por la custodia de la documentación durante 4 años.

 ¿QUÉ SOFTWARE USAR?

En este punto queda claro que, lo primero que debemos hacer si ya tenemos un programa de facturación, es contactar con el proveedor para ver si la versión que tenemos ya cumple con la normativa anteriormente explicada. Y conviene tener claro si queremos elegir la Modalidad VERI*FACTU o la No VERI*FACTU, para saber si el programa permite las dos y como está configurado.

Otro aspecto a tener en cuenta, ya que muchos clientes nos han indicado que tienen versiones muy antiguas y les requieren que paguen nuevas licencias o actualizaciones con un coste elevado, es que puede resultar más barato adquirir uno nuevo que actualizar.

Por otra parte, si tenemos que buscar un programa de facturación, ya sea porque nunca hemos tenido uno, porque el coste de actualizar el nuestro es elevado o porque tenemos uno de Aliexpress que no se adapta a la normativa, es importante buscar un proveedor que dé un mínimo de garantía, tanto en que no desaparecerá una vez vendido, como que tenga un servicio de atención al cliente para las dudas y/o la formación en el uso del programa. Ojo: LA ASESORIA NO SABE USAR TODOS LOS PROGRAMAS DE FACTURACIÓN EXISTENTES.

Otro punto importante al elegir el nuevo programa de facturación puede ser que sea accesible a la asesoría, ya sea porque esté integrado con alguna de las soluciones informáticas que usamos, o porque permita obtener claves de consulta para la asesoría. De este modo, tanto el cliente como la asesoría ahorran en tiempo y evitarán errores.

Programas de facturación integrables con la asesoría:

En la actualidad la mayoría de los programas en la nube deben permitir la descarga de datos por parte de la asesoría, ya sea vía enlaces o vía claves de acceso para consulta.

Sin embargo, entre los proveedores de software más utilizados y que mejor están funcionando, les podemos recomendar los siguientes:

• OM Service: Empresa informática canaria, el software de facturación es adaptable por módulos en función a las necesidades específicas de cada negocio, 100% en la nube por lo que es accesible desde cualquier parte. Cuota mensual desde 11,95€. La formación (personalizada) y la migración de datos se presupuestan aparte.
• Bilky: es la plataforma que usamos como gestor documental, permite la emisión de facturas y tiene un acuerdo para que sea más económico el programa de facturación contratándolo a través de la asesoría. 100% en la nube, accesible desde cualquier parte.
• Holded: plataforma online muy conocida, 100% en la nube también, con cuotas mensuales en función a las necesidades desde 14,50 €/mes.
• A3factura: otro programa en la nube que está adaptado.

En definitiva, el día 1 de enero de 2026 ya será obligatorio su uso para quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades, por lo que, si no se han movido aún, van justos de tiempo porque los programas hay que instalarlos y aprender a usarlos.